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Ajustes en el fortalecimiento del personal asignado, un fuerte trabajo para estar al día con los asuntos ingresados, la reducción de tiempos de tramitación y la puesta en marcha de un ambicioso proyecto para iniciar con el expediente electrónico y convertir a los Juzgados Especializados de Cobro Judicial en oficinas Cero Papel son algunas de las acciones que se destacan en los 18 meses que tiene el Poder Judicial en aplicar la reciente Ley de Cobro Judicial.

De acuerdo con el magistrado Luis Guillermo Rivas Loáiciga, coordinador del Proyecto de Cobro Judicial, con la implementación de la nueva legislación, los despachos judiciales se han ido adaptando ante la creciente demanda de los usuarios, en el tema de incorporación de recurso humano, para estar al día con el circulante existente.

El Juzgado Especializado de Cobro en San José tramita los casos de todas las entidades privadas, mientras que Goicoechea asume los adeudados en favor del Estado.
           “En un principio lo que se hizo fue reorganizar los despachos con el personal existente y destinar el conocimiento de los asuntos de cobro judicial a un grupo de jueces –tres jueces y seis auxiliares-, sin embargo el tiempo nos demostró la necesidad de mayor personal ante la creciente demanda de expedientes, aunado a las repercusiones de la crisis económica mundial donde se comenzó a sentir mayor presión de las entidades financieras por cobrar las deudas existentes.  Al inicio de la aplicación de la ley los asuntos se resolvían en seis meses, ahora se está logrando obtener respuestas en dos meses”, explicó el magistrado de la Sala Primera.
            La expectativa  es que con el personal que actualmente se dispuso en los despachos, se logre estar al día con los asuntos en trámite en pocos meses y con la introducción del expediente electrónico la agilidad de los procesos se sienta con mayor fuerza, sumado a las bondades de la legislación.
           “La nueva ley simplifica el procedimiento,  reduce las fases del proceso, lo que la hace una normativa legal simple, sencilla, con menos fases y menos recursos”, dijo el coordinador del proyecto judicial.
             Así, resalta la rapidez de los procesos monitorios, que contienen una primera resolución que incorpora una sentencia, la cual si no cuenta con una oposición, adquiere firmeza y pasa a la etapa de ejecución, sin requerir otra sentencia.  “Ante la oposición existe una audiencia oral, sin embargo existen pocas opciones cuando existe un documento firmado por los deudores para el pago de la deuda.  Además el juez de cobro puede calificar estas oposiciones y rechazarlas si no está debidamente fundada. Antes todo se apelaba y cada una debía resolverse, lo que hacía estos procesos interminables”, puntualizó Luis Guillermo Rivas.

Otra de las ventajas es que brinda agilidad en los procesos, pues en una misma sentencia se pueden definir las diferentes fechas previstas para los remates. De igual manera las anotaciones o embargos ante el Registro Público lo realizan en el juzgado directamente y de forma electrónica.
            El funcionario judicial destacó las ventajas que traerá a este programa la implementación de la tecnología, pues incluirá mayor rapidez a la tramitación, al tenerse cualquier expediente a la distancia de un click.

Un logro importante que obtuvo el Poder Judicial de Costa Rica, tras la reciente reunión preparatoria efectuada en Brasil para la Cumbre Iberoamericana Judicial 2010, fue que se eligió a dos despachos judiciales costarricenses, a nivel internacional, como planes pilotos para el proyecto Tribunales Cero Papel, los cuales son el Juzgado de Cobro Judicial de San José y el de Pensiones Alimentarias de Alajuela.
           Para el Presidente de la Corte Suprema de Justicia, Luis Paulino Mora Mora, este resultado presenta dos satisfacciones para el país.  En primer lugar porque la Cumbre aceptó el proyecto de oralidad y gestión judicial en el que Costa Rica es líder de grupo en los últimos dos años y que servirá de ejemplo para otros tribunales iberoamericanos que ya trabajan en reformas de este tipo, como es el caso de España.
           “La elección de nuestros juzgados, que están utilizando la técnica de cero papel, implementando más el uso de la oralidad y con nuevas estrategias de gestiones en los despachos, conlleva un reconocimiento a los servidores nuestros que han estado trabajando en Cumbre y sus talleres para lograr una propuesta que fuera aceptable para el resto de países de Iberoamérica y ahora me he dado cuenta que hay otros países que tienen interés de sumarse a este plan piloto que esta liderando Costa Rica”, destacó Mora Mora.

Las experiencias laborales son diferentes en ambos despachos, sin embargo la misión de incorporar la tecnología en los asuntos que tramitan es un reto en común que asumen con mucha responsabilidad.

En el caso del Juzgado Especializado de Cobro Judicial de San José, integrado por diez jueces y 30 auxiliares judiciales, desde setiembre del presente año la tecnología se integró al equipo de trabajo y llegó para quedarse. 
Su circulante actual ronda los 65 mil expedientes, de los cuales 45 mil corresponden a asuntos físicos y 20 mil ya se tramitan bajo la modalidad de

expediente electrónico. Por mes ingresan entre 4 mil y 5 mil casos y hasta la fecha se le dio trámite a 59 mil asuntos, que representa poco más del 90% del circulante.
       “Actualmente ya se trabaja con el sistema de gestión en línea, el escritorio virtual y la anotación al registro público a través de una comunicación web”,  explicó el coordinador del despacho, el juez Ricardo Barrantes López.
       Según indicó el juez coordinador, el expediente electrónico brinda seguridad al despacho y al usuario porque no se pierde, está en el sistema, se genera un importante ahorro de papel y el usuario no tiene que trasladarse hasta el despacho pues a través de una clave y usuario que se le otorga, puede consultarlos por Internet e incluso remitir una nueva demanda o enviar un escrito.
         Los usuarios solo tienen que escanear los documentos, agregan el archivo y lo envían.  El sistema solicita la confirmación y pide una especie de número de transacción, que es un dispositivo de seguridad para resguardar este proceso y la información se guarda en el servidor. Para fortalecer este proceso tecnológico cada mes se organiza una capacitación para los usuarios externos, con el fin de que se familiaricen con este proceso.  Incluso la entrega de resoluciones se realiza a través de un disco compacto o dispositivo de almacenamiento.

Están a la espera de que se les apruebe un proyecto para escanear los 45 mil expedientes físicos y que el despacho sea totalmente electrónico. 
        Antes los auxiliares judiciales manejaban un volumen de trabajo de 30 expedientes diarios que tramitaban de 7:30 a.m. a 3 p.m. y de 3 p.m. a 4:30 p.m.  se dedicaban a imprimir y coser expedientes. En la actualidad esa hora y media se recupera con la tramitación

electrónica, que incrementó a 40 casos diarios por auxiliar.
          “Esta forma de tramitar los procesos tecnológicamente nos ha permitido trabajar con la ley de cobros según sus fases, así tenemos un grupo de admisibilidad, de trámite, de remate y notificaciones.  También contamos con la recepción de documentos digitales, donde a aquel usuario que no cuenta con tecnología se le brinda el servicio de escaneo. La idea es irlos integrando al sistema de gestión en línea”, dijo el juez coordinador del Juzgado de San José.
            La aplicación de esta tecnología redujo en esta oficina judicial a un mes y medio, un trámite que duraba aproximadamente 6 meses con un expediente físico.
            Con el Registro Público se mantiene una comunicación web para manejar el tema de las informaciones sobre embargos y se está en conversaciones con entidades bancarias para coordinar esta misma metodología.
            La firma digital es otro de los logros alcanzados en la gestión electrónica del Juzgado Especializado de Cobros de San José. Actualmente se utiliza una firma holográfica, con la cual solo en el mes de octubre se alcanzó la firma de 8 mil asuntos, sin embargo ya se cuentan con los certificados de firma digital, la cual funcionará con una tarjeta que da una clave de seguridad y el sistema encriptaría el código de seguridad.

            Desde el 16 de noviembre anterior, un nuevo reto asumió el Juzgado Especializado de Cobros de Goicoechea, con la puesta en marcha del proyecto cero papel, donde todos los asuntos de nuevo ingreso se tramitarán bajo la modalidad de expediente electrónico y que también cuenta con jornada vespertina.

           Solo entre el 16 y el 25 de noviembre se recibieron cerca de 2212 demandas electrónicas, de los cuales se incorporan por día al sistema cerca de 90 casos.
            Un primer plan piloto se inició en diciembre del 2008 con la colaboración del Banco de Costa Rica y la Municipalidad de Mora, quienes estuvieron dispuestos a tramitar sus asuntos electrónicamente, cuyas demandas inicialmente se remitían por correo electrónico y ahora se impulsa el

uso del sistema de gestión en línea.
            “Ahora se ha tratado de motivar al usuario para que utilice el sistema de gestión en línea, pues representa menos pasos a lo interno del despacho y genera agilidad en la tramitación.  Este cambio cultural debe interiorizarse en el despacho, en los abogados y usuarios, que tengan presente que este sistema simplifica los trámites”, explicó Andrea Latiff Brenes, jueza del despacho de cobros de Goicoechea, encargada del proceso electrónico.
            En este momento, se tramitan solo los expedientes físicos, cuyo circulante a setiembre del 2009 alcanza los 25513 expedientes y registra 2129 terminados. Sin embargo se espera que en los primeros meses del 2010, los casos electrónicos inicien el trámite respectivo, pues se incorporan cerca de 90 demandas diarias al sistema electrónico.
            “Este proceso es todo un reto, representa un cambio bastante drástico y esperamos que las medidas para mejorar se tomen sobre la marcha. Los resultados se verán una vez que estos expedientes formen parte del circulante activo del juzgado, pues las expectativas que tenemos giran en torno al ahorro de papel, la rapidez en la tramitación y la comunicación en la remisión de la sentencia”, indicó la jueza coordinadora de este despacho, Gabriela Campos Ruiz.

  A futuro

           Las mejoras en los procesos de notificaciones en el sistema electrónico, son acciones en las que ya se trabaja para procurar un servicio efectivo en el cobro judicial, así como la posibilidad de extender los juzgados especializados de cobro judicial en las provincias.
            “En este momento el Departamento de Planificación analiza una propuesta para abrir un nuevo Juzgado Especializado de Cobro y ante la directriz institucional de inversión para el 2010 en Alajuela y Limón se trabaja en la posibilidad de fortalecer la implementación de la ley en estos circuitos”, afirmó el magistrado Luis Guillermo Rivas.
            De esta manera, se propondría reorganizarse a lo interno de los juzgados civiles, agregando uno o dos jueces y más auxiliares que conocerían estos asuntos como si fuera un juzgado especializado, pero trabajarían como juzgado mixto.